Covid-19 : l’assemblée générale électronique dématérialisée des copropriétaires autorisée par ordonnance

De nouveaux délais pour renouveler les contrats de syndics

Une nouvelle ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 a modifié l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant notamment adaptation des règles applicables aux contrats de syndic de copropriété.

Pour mémoire, l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 avait déjà été modifiée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19.

Dorénavant, les contrats de syndics qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 sont renouvelés dans les mêmes termes, jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat de syndic désigné par l’assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée doit se réunir au plus tard le 31 janvier 2021 (article 22 de l’ordonnance n°2020-304). Les délais précédemment fixés ont été abrégés alors qu’ils prévoyaient un renouvellement des contrats de syndic expirant entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, afin de permettre aux copropriétaires de voter au plus tard le 10 mars 2021.

Le mandat des membres du conseil syndical est renouvelé dans les mêmes conditions (article 22-1 de l’ordonnance n°2020-304).

Par ailleurs, si le contrat de syndic expire après le 23 juillet 2020, ces dispositions ne seront pas applicables et le contrat de syndic n’aura pas été renouvelé. Dans cette hypothèse, le syndic en place devra, préalablement au terme de son mandat, convoquer l’assemblée, afin que les copropriétaires procèdent à sa désignation.

Par exemple, si le contrat de syndic expire le 24 juillet 2020, la copropriété sera dépourvue de syndic si aucune assemblée n’a été réunie avant cette date. Alternativement, le syndic pourrait convoquer, alors que son mandat est en cours, une assemblée, même pour une date postérieure à la fin de son mandat. Les copropriétaires se réuniront sans syndic, mais désigneront le nouveau syndic lors de l’assemblée.

L’assemblée générale électronique dématérialisée sans autorisation préalable du syndicat

Dans le contexte de l’état d’urgence sanitaire, en vue des réunions des copropriétaires en assemblée, dans un lieu physique, il faut se référer aux articles 1 et 7 du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 “prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire“.

En effet, l’article 7 du même décret dispose que :

“Tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l’ensemble du territoire de la République. Lorsqu’il n’est pas interdit par l’effet de ces dispositions, il est organisé dans les conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er.”

En application de ce texte, même en période d’état d’urgence sanitaire, les syndics pourraient envisager de convoquer les copropriétaires à participer physiquement à une assemblée au sein du lieu de réunion déterminé dans la convocation, en considérant que les assemblées de copropriétaires ne sont pas des réunions professionnelles et qu’elles se tiennent dans un lieu privé et non public, au sein même de la copropriété pour une petite copropriété ou dans une salle louée ou mise à disposition pour les autres.

En tout état de cause, cette situation, même respectueuse des impératifs légaux, pose un problème éventuel de responsabilité, compte tenu du risque toujours actuel de propagation lié à l’épidémie de covid-19.

Le rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance évoque même une « impossibilité matérielle« .

Alternativement, « les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. » selon l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 introduit par la loi dite « Elan » n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 modifié par l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019.

Problème initial : pas d’assemblée dématérialisée sans accord des copropriétaires

Le décret d’application qui devait préciser « les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic » se fait toujours attendre, et plus particulièrement en cette période inédite d’état d’urgence sanitaire.

En outre, en application de l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, il appartenait à l’assemblée générale des copropriétaires de décider des « moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales » électroniques.

Faute de disposer des moyens techniques nécessaires, la plupart des copropriétés ne se sont pas prononcées sur cette question.

Solution provisoire : possibilité de convoquer une assemblée générale dématérialisée

Afin de rendre possible la réunion d’assemblées des copropriétaires à distance, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 a inséré quatre nouveaux articles 22-2, 22-3, 22-4, 22-5 au sein de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.

Selon ces textes, à compter du 1er juin 2020, les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale « par tout moyen de communication électronique permettant leur identification », le syndic pouvant prévoir, jusqu’au 31 janvier 2021, que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.

Dans cette hypothèse, les textes prévoient que l’assemblée sera exclusivement électronique, en ligne, « sans qu’un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation » (article 22-3, 1°) . L’assemblée ne pourra donc pas être mixte avec des copropriétaires qui seraient physiquement présents, dans un lieu de réunion, et d’autres qui y assisteraient à distance, en ligne (article 22-3, 2°).

Par dérogation à l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic, et non plus les copropriétaires, qui décide des « moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée » électronique, et ce « jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation » (article 22-5).

La représentation à l’assemblée est étendue par dérogation à l’article 22 de la loi de 1965 : Un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose ou qu’il représente n’excède pas 15% des voix du syndicat (au lieu des 10% légaux).

Le vote peut se faire par correspondance avant la tenue de l’assemblée (article 22-2, I).

Si l’assemblée électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions des copropriétaires seront prises « au seul moyen du vote par correspondance » (article 22-2, I).

Il appartiendra au président de séance de « certifier exacte la feuille de présence ». La certification n’intervient pas nécessairement à la fin de la séance puisque le texte a prévu un délai de huit jours suivant l’assemblée (article 22-3, 3°).

A cet égard se pose la question technique du moyen de communication électronique utilisé par les copropriétaires « permettant leur identification ».

De façon générale, les textes ne règlent pas, à ce jour, les questions de confidentialité, d’authenticité et d’intégrité des débats, à l’occasion d’une assemblée électronique de copropriétaires non présents dans un même lieu physique.

Il appartient désormais aux syndics d’arbitrer entre la convocation à une assemblée générale des copropriétaires réunis dans un même lieu physique en considération du risque sanitaire, avec la convocation à une assemblée générale électronique dont les contours, esquissés dans l’urgence, restent à affiner.